Je n’ai pas vu passer le mois de Février. Le froid et le manque de soleil en sont les grands responsables. Avec la fatigue et le manque de concentration j’ai repoussé de nombreuses tâches, une réorganisation s’impose donc.  On a tendance a sous estimer le temps d’une tâche, particulièrement en informatique.

Pour le mois de Mars, une nouvelle organisation va donc commencer afin de rayer de mon vocabulaire le mot : « en retard » C’est aussi un cap important dans la vie de ma société, qui a beaucoup évolué depuis 12 ans. Que de souvenirs, en mars 2000 la première facture de Jeffinfo et le début d’une longue histoire qui ne fût pas toujours un long fleuve tranquille.

Gérer les tâches

J’utilise mon google agenda pour les déplacements extérieurs. L’agenda regroupe nos activités prévisibles ce qui est loin des tâches que l’on doit faire. Afin de ne pas surcharger mon agenda je note que mes « engagements » : réunions, rendez vous… Tout ce que je fais habituellement, mes tâches routinières en quelques sortes je ne les note pas. Ce serait une source de pessimisme en voyant cette feuille de papier rempli par métro – voiture – boulot – courses – cuisine – dodo.

Sans être un anti-agenda, je pense qu’une bonne gestion des tâches est plus efficace qu’un agenda. Toujours remettre à demain est une très mauvaise habitude. Et ceci n’est du qu’à une mauvaise notion du temps :

• celui qui passe
• celui qu’il faut pour faire quelque chose
• celui dont en dispose durant la journée

Je trouve la gestion des tâches un peu sommaire dans Google Task mais j’ai trouvé sur le market un add on à Google Apps très pratique : GQueues

Voici une petite vidéo pour présenter cette utilitaire, gratuit il suffit de se connecter avec son compte google. Une version payante existe, pour 10$ par an et par collaborateur.
GQeues video
Pour résumer :

• Simple d’utilisation
• Ajout de Tag (pratique pour les recherches)
• Taches répétitives
• Vision rapide de A faire / Finis

Avec la version commercial :

• partage avec google agenda
• application itunes et android
• Partage des tâches avec d’autres collaborateur (pratique quand on souhaite déléguer)
• rappel (sms, email…)

L’urgence

L’urgence dans le travail est devenue en quelques années une sorte de méthode de travail. Le livre « du mal travailler au mal vivre » de Denis Ettighoffer le décrit comme un état d’urgence permanent,  le fruit de notre monde qui va de plus en plus vite ( Les nouvelles technologies y sont pour beaucoup). Définir l’urgent ou l’important c’est ce qui va permettre de respecter mon planning.  Pour reprendre un de mes clients, le critique (ou l’urgent) c’est quand plus rien ne fonctionne, un dysfonctionnement mineur ne doit pas venir perturber un planning bien établi.

Internet, le téléphone mobile mais aussi l’ordinateur ont changés nos habitudes de travail. Cette mutation technologique a été extrêmement rapide, si on compare il a fallu 50 ans pour l’électricité en France. Dans l’informatique on ne peut éviter cette notion d’urgence :

• perte d’internet
• perte de fichier
• programmes inaccessibles

La bonne nouvelle c’est que grâce au contrôle à distance, seul la perte d’internet m’oblige à me déplacer sur site.

Petit a petit

Certains projets semble colossaux et la liste des tâches semblent infinies. C’est une des raisons pour laquelle j’ai choisis Gqueues il me permet de créer des sous taches et de valider rapidement une tâche. « Getting things done » c’est une méthode connue de David Allen qui a beaucoup de fan. Grâce à Gqueues je peux appliquer cette méthode, mais GTD a des inconvénients. En effet on peut vite crouler sous les tâches, car le but de cette méthode est de traiter toute l’information entrante sans prendre en compte l’importance. Problème quand tout est important rien n’est important.

Apprendre à déléguer

Je le dis souvent :  « j’ai savoir tout faire mais je n’aime pas tout faire ». Cependant déléguer son travail n’est pas chose facile. En 12 ans d’activité j’ai toujours eu du mal à déléguer mes tâches. Il m’a fallu aussi de nombreuses années avant de trouver des partenaires en qui j’ai confiance.

Sans partir dans l’extrème, je suis tenté de lire « la semaine de 4H » de Tim Ferris, le résumé proposé par Potion de vie m’a donné envie de lire ce livre. Même si je n’ai pas envie de me mettre au chômage technique en déléguant tout mon travail, car j’ai la chance d’avoir un travail qui me passionne. Cependant je crois à la loi de Pareto : 20% de nos efforts produisent 80% de nos résultats.

Pour fin mars je me suis fixé comme objectif d’utiliser le collaborative sharing de gqueues afin de mettre tout ça en pratique.